TATA RUANG KANTOR
(LAYOUT)
2.1 Pengertian Tata Ruang Kantor
Menurut Quible (2002), Layout menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mapu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi si pegawai.
Menurut Littlefield dan Peterson (1956), layout merupakan penyusunan perabotan dan perlengkapan kantor pada luas lantai yang tersedia. Menurut Terry (1966), layout sebagai proses penentuan kebutuhan akan ruang an dan tentang penggunaan ruangan secara terperinci guna menyiapkan susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja perkantorandengan biaya yang layak.
Layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :
a. mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara fektif
b. mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai
c. memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan
d. menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada
e. meningkatkan produktivitas kerja pegawai
f. mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.
Lebih lanjut, Gustafsson (2002) menyarankan bahwa dalam perencanaan layout organisasi seharusnya memperhatikan tren pekerjaan di masa depan, yaitu :
1. Pekerjaan berbasis tim (work-based teams). Dewasa ini penggunaan tim menjadi andalan organisasi dalam beradaptasi dengan lingkungan yang berubah secara dinamis. Dengan karakter utama yang dinamis, kantor berkonsep terbuka dan pengoptimalan penggunaan ruang rapat harus dipertimbangkan oleh organisasi dalam perencanaan layout.
2. Telecommuting. Meningkatnya tren pegawai yang melaksanakan pekerjaannya di rumah atau tempat yang bukan kantor “formal”. Walaupun kebutuhan akan ruanga kantor dapat diminimalisir, namun perlu dipertimbangkan di mana pegawai yang dimaksud pada saat akan menghabiskan waktunya di kantor karena atasan sedang mengajak rapat mingguan atau bulanan. Jadi ruangan bersama yang dapat dibagi dengan telecommuter harus tetap disediakan.
3. Hoteling. Semakin banyaknya pegawai yang tiap hari berada di lapagan (terutama divisi penjualan) membutuhkan ruangan kantor yang optimal, karena hanya pada saat tertentu mereka datang dan membutuhkan ruangan.
2.2 Manfaat Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan– keuntungan sebagai berikut :
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan bolak-balik yang seharusnya tidak perlu.
b. Menjamin kelancaraan proses pekerjaan yang bersangkutan.
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak–banyaknya.
d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu.
Dalam menyusun ruang kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang dicapai. Tujuan itu merupakan pula syarat yang seharusnya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuan yang seharusnya dijadikan pedoman ialah :
a. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin
b. Rangkaian aktivitas tata susaha dapat mengalir secara lancar
c. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan
d. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara
e. Pegawasan terhadappekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
f. Pihak luar yang mengunjungi kantor yagn bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi
g. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu–waktu diperlukan
Geoffry dan Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor ialah :
a. Persyaratan peratutan perundang–undangnya dipenuhi
b. Ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar
c. Pelayanan–pelayanan tersedia sepanjang diperlukan tenaga listrik, telepon dan lain–lain
d. Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
e. Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja
f. Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara
g. Komunikasi dan arus kerja diperlancar
h. Lalu lintas para petugas tata usaha diantara meja dan almari arsip dipisahkan
i. Saling mengganggu di antara para juru tata usaha dihindarkan
j. Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu
2.3 Asas Tata Ruang Kantor
Richard Muthler mengemukakan 6 asas mengenai pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Walau asas asas diperuntukkan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dengan penyesuaian seperlunya dapatlah beberapa diantaranya dijadikan dasar bagi tata ruang kantor. Beberapa asas itu diantaranya ialah :
a. Asas mengenai jarak terpendek
Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang terpendek–pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara 2 titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menetapkan alat–alat hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.
b. Asas mengenai rangkaian kerja
Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, tata ruang yang baik adalah yang menempatkan para pegawai dan alat–alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut–urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan bagian dari asas mengenai jarak terpendek. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesai dikerjakan, tidak ada gerakan mundur atau menyilang. Hal ini berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting ialah proses itu selalu mengarah maju ke depan menuju penyelesaian. Bentuknya dapat berupa garis bersiku atau lingkaran atau berbentuk huruf L atau U.
c. Asas mengenai penggunaan segenap ruang
Suatu tata ruang yang baik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar). Melainkan juga ruang yang vertikal ke atas maupun ke bawah. Jadi di mana mungkin tidak ada ruagn yagn dibiarkan tidak terpakai
d. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang sangat besar.
2.4 Macam Tata Ruang Kantor
Tata ruang perkantoran dapat dibedakan dalam 2 macam yaitu :
1. Tata ruang kantor terpisah
Susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena disegaja dibauat pemisah buatan
2. Tata ruang kantor yang terbuka
Menurut susunan Ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka.
2.5 Konsep Kantor Terbuka
Salah satu keputusan strategis yang perlu diambil perusahaan dalam mendesain layout perkantoran adalah apakah menggunakan konsep kantor konvensional atau konsep kantor terbuka atau menggabungkan keduanya. Konsep kantor konvensional banyak menggunakan dinding permanent yang secara tidak langsung merefleksikan struktur organisasi yang digunakan, yaitu birokrasi. Sedangkan konsep kantor terbuka menurut Quible (2001) lebih mendasarkan pada konsistensi konsistensi hubungan antara tugas dan tanggung jawab pegawai dengan ruang kantor itu sendiri. Desain layout ini juga membantu memenuhi kebutuhan masing-masing pegawai berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan, alat, peralatan yang diperlukan dengan lingkungan fisik kantor yang mendukung tugasnya. Brydone (2002) menjelaskan konsep ini dapat meningkatkan kerja sama antarpegawai dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi terbuka, sehingga produktivitas pekerjaan administrasi meningkat. Wah (1998) juga menyebutkan bahwa desain ini dapat mendorong proses kreatif yang diharapkan dari pegawai yang berhubungan dengan hal-hal yang bersifat kreatif.
Dengan berbagai kelebihannya konsep ini telah digunakan oleh lebih dari dua pertiga kantor di dunia dan juga yang menggabungkannya dengan konsep konvensional (Myerson, 2005). Kepopulerannya sebagian besar didasarkan pada efisiensinya dalam melakukan perubahan layout, walaupun masalah privasi dan gangguan suara yang didapat pegawai ketika membutuhkan ketenangan dalam bekerja juga perlu mendapat perhatian. Menurut Quible (2001), ada beberapa factor yang perlu diperhatikan dalam penggunaan konsep ini :
a. Penggunaan dinding permanent yang minim
b. Penempatan masing-masing unit kerja yang akan meminimalisir terjadinya work backlogs ataupun crisscrossing pekerjaan
c. Memberikan perhatian khusu terhadap akustik dan gangguan suara guna menciptakan lingkungan kerja yang nyaman. Kualitas akustik dapat dianggap baik apabila dalam jarak 15 kaki dari sumber suara tidak mengganggu pegawai lainnya.
d. AC dan kotrol kelembaban yang terpusat akan mudah dikendalikan.
e. Pola warna dan pengaturan furniture yang tepat akan menjadikan lingkungan kerja kondusif bagi pegawai. Penggunaan panel maupun meja kursi yang portable akan menyediakan privasi dan menambah estetika area tersebut.
a. Keefektivitasan Tata Ruang Kantor Terbuka
1. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai
2. lebih memudahkan hubungan antar para pegawai
3. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara
4. Jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor, tata ruang yang terbuka lebih mudah menampungnya.
b. Kelebihan dan kekurangan
Menurut Quible (2001), beberapa kelebihan konsep ini antara lain :
1. biaya perubahan layout sangat murah dibandingkan konsep konvensional.
2. biaya instalasi pertama lebih murah dibandingkan konsep konvensional.
3. pengurangan jumlah dinding permanent dan kantor private meningkatkan penggunaan ruang yang tersedia.
4. meningkatkan produktivitas melalui efisiensi arus kerja, meningkatkan komunikasi, meningkatkan moral, keterlibatan emosional pegawai, serta meningkatkan kenyamanan mereka.
5. menghemat energi
Kelemahannya konsep ini antara lain :
1. Kurang tersedianya privasi dalam ruang kantor
2. Ketidaksesuaian dengan struktur organisasi yang birokratis atau kultur budaya yang cenderung otokratis
3. Kurang efektif bagi pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, seperti departemen administrasi keuangan.
c. Model kantor dengan konsep terbuka
1. Landscape. Konsep ini dikembangkan oleh Quickboner Team dari Jerman dan mulai diimplementasikan sejak tahun 1960-an dan hingga sekarang digunakan secara missal di Jerman. Konsep ini merupakan gabungan dua konsep berikut serta masih menyisakan penempatan tanaman sebagai dekorasi ruangan sehingga ruangan lebih hidup.
2. Modular workstation Unit. Karakteristik model ini adalah penggunaan komponen furniture yang menggunakan panel untuk menciptakan ruangan kerja yang individual.
3. Movable Cluster Workstation Unit. Konsep ini diterapkan dengan mengelompokkan ruangan kerja menjadi kumpulan panel-panel yang menggunakan roda bergerak, sehingga pengguna bias bebas bergerak. Model ini menyediakan fleksibilitas dalam mengubah layout dan mendesain ulang tempat kerja pegawai.
BAB III
LINGKUNGAN ( FISIK ) KANTOR
3.1 Dasar Penentuan Tempat
Dalam pemilihan lokasi kantor/tempat kantor terdapat beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli. Menurut Terry (Dalam Gie 2000) faktor–faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih tempat/lokasi kantor ialah :
a. Corak Gedung, termasuk warna gedung, ukuran, reputasi, usia, usia gedung , pelayanan yang tersedia
b. Fasilitas gedung yaitu fasilitas fasilitas yang membuat gedung menjadi lebih baik seperti AC, listrik, tempat parkir, jalan keluar dll
c. Dekatnya kantor dengan perusahaan. Contohnya hubungan para pelanggan, fasilitas pengakutan, pusat pertokoan, hotel, kantor pos, dll
d. Biaya . Semua faktor yang menimbulkan biaya tetepi dipertimbangkan biaya yang minimal
e. Stabilitas penyewa. Bila kantor disewa perlu dipertimbangkan stabilitas penyewaan (lama penyewaan). Perpindahan kantor sering dilakukan akan berdampak negatif, terutama pada perusahaaan yang sudah besar.
f. Flexsibelitas ruangan. Meliputi ruang yang memungkinkan pengaturan yang cocok untuk bermacam–macam bagian kantor, ukuran diesign yang cocok untuk tempat peralatan, mesin–mesin. Disini perlu diperhatikan bisa tidaknya dilakukan perubahan–perubahan terhadap ruang itu sendiri
g. Penerangan dan ventilasi. Tiap ruangan diusahakan mendapat penerangan alam, ventilasi dan sirkulasi udara yang cukup
h. Bebas dari kotoran dan suara gaduh. Fokusnya adalah kebersihan udara, lingkungan dan suara gaduh, karena itu akan dapat menggangu pekerjaan kantor
Dalam melakukan penetuan tata letak kantor diperluakan sebuah perencanaan. Perencanaan ini sangat penting karena akan mempengaruhi seluruh tahapan berikutnya. Dan yang jauh lebih penting lagi adalah apakah layout membuat kerja berlangsung secara efektif dan efisien. Sebagian besar tahapan ini adalah untuk menilai apa yang dibutuhkan oleh organisasi melalui proses pengumpulan informasi, kemudian ditransformasikan dalam bentuk gambar dan akhirnya ke dalam bentuk layout yang aktual. Menurut Quible (2001), ada beberapa faktor yang harus diperhatikan, antara lain :
a. Tugas pegawai. Jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan mempengaruhi penggunaan jenis fasilitas kantor yang dibutuhkan guna pengoptimalan kinerja mereka. Namun mengingat lingkungan yang selalu berubah hendaknya perencanaan layout juga mempertimbangkan faktor fleksibilitas sehingga layout mudah diubah sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam beradaptasi dengan lingkungan.
b. Arus kerja. Analisis arus kerja (work-flow) dengan mengacu pada pergerakan informasi dan tugas secara horizontal atau vertical terutama sangat diperlukan dalam perancangan layout. Menurut Gie (2000), Arus kerja yang efisien akan menempatkan pegawai dan peralatan dengan pola garis lurus informasi, sehingga akan mengeliminasi backtracking maupun crisscrossing pekerjaan.
c. Bagan organisasi. Ketika arus kerja berlangsung secara vertical, bagan organisasi akan menggambarkan rentang wewenang masing-masing anggota organisasi. Hal ini juga akan mengidentifikasi hubungan kerja antar pegawai dilevel yang sama dan membantu dalam menjelaskan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit kerja.
d. Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang. Menjelaskan berapa luas area yang dibutuhkan jika perusahaan akan melakukan perluasan atau pengurangan di masa depan.
e. Jaringan komunikasi. Analisis bentuk interaksi maupun media yang digunakan untuk berkomunikasi yang dilakukan oleh pegawai maupun departemen sangat membantu dalam perancangan layout kantor. Semakin tinggi frekuensi hubungan yang dilakukan maka semakin dekat ruanganya.
f. Departemen dalam organisasi. Banyak perusahaan mengelola kantornya bedasarkan fungsi, terutama departemen yang berpengaruh terhadap keputusan penempatan ruang kerja yang biasanya ditetapkan berdasarkan arus kerja diantara mereka.
g. Kantor publik dan privat. Pada masa lalu penggunaan kantor private akan menunjukkan prestisse dan status suatu perusahaan atau organisasi di mata masyarakat. Namun, pemanfaatan kantor sekarang lebih mengarah pada pemakaian kantor bersama, karena biaya pengoperasian kantor lebih murah.
h. Kebutuhan ruang. Beberapa faktor yang dapar menjelaskan ruangan minimum yang dibutuhkan oleh pegawai adalah pegawai yang membutuhkan peralatan dalam melaksanakan tugasnya akan membutuhkan ruangan yang lebih besar dibandingkan yang tidak.
i. Pertimbangan keamanan. Pada dasarnya, desain dan layout kantor memfasilitasi pergerakan pegawai dari satu area ke area yang lain. Perencanaan tersebut harus dapat membuat pegawai bergerak secara mudah tanpa terhambat.
j. Pembiayaan ruang perkantoran. Dapat diaktakan bahwa investasi perusahaan dalam ruang kantor melebihi investasinya di bidang SDM, dimana hubungan positif dari keduanya sangat dibutuhkan.
3.2 Prinsip layout yang efektif
MenurutMartinez
1. Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai dalam arus kerja
2. Mengondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscrossing dan backtacking.
3. Pegawai maupun tim, kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan dalam area yang berdekatan
4. Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan public harus ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk kantor.
5. Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus ditempatkan diruang kerja yang suasananya lebih tenang.
6. Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan, dan peralatan khusus yang diperlukan masing-masing individu.
7. Furniture dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan.
8. Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan yang efisien dari pekerja.
9. Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi
10. Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruang kecil yang tertutup.
11. Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi AC, kelembaban dan kontrol suara
12. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang.
13. Pekerjaan harus datang pada pegawai bukan sebaliknya.
3.3 Area khusus
Ada
a. Reception area. Area ini sangat berpengaruh dalam menciptakan kesan pertama terhadap suatu organisasi. Kesan pertama yang baik akan berdampak positif dengan meningkatnya citra perusahaan di masyarakat, dan sedikit banyak akan berpengaruh pada kinerja perusahaan..Pegawai sebagai pelanggan internal perusahaan, akan merasa nyaman kerja di kantor sehingga produktivitas meningkat, sementara pelanggan akan meningkat kepuasannya karena ruang yang representative.
b. Ruang konferensi. Ruang ini semakin dibutuhkan dewasa ini karena penggunaan tim kerja yang semakin meningkat akan membutuhkan tempat diskusi atau rapat yang representatif. Kondisi ini sejalan dengan makin mahalnya biaya penyediaan ruang kantor sehingga keberadaanya ruang ini dapat dioptimalkan, apalagi jika perusahaan menggunakan kantor yang menggunakan konsep ruang kantor terbuka.
c. Ruang computer. Perawatan ruang ini harus diperhatikan secara cermat karena harus benar-benar terlindung dari bahaya kebakaran dan menjaga agar hardwere serta software yang dibeli aman serta dapat bermanfaat sebagaimana mestinya.. dengan perkembangan teknologi yang sangat cepat proyeksi kebutuhan akan computer dan peralatan lain yang berhubungan juga patut diperhatikan.
d. Ruang persuratan. Ruang ini merupakan pusat komunikasi, terutama jika perusahaan masih menggunakan dokumen dalam bentuk kertas. Oleh karena itu sebaiknya ruangan ini ditempatkan berdekatan dengan ruangan penerima disuatu gedung, bahkan lebih baikjika terletak di pusat kantor. Umumnya terdiri dari tiga area :
i. Area penerimaan, dimanasurat
ii. Area seleksi, di manasurat
iii. Areasurat keluar, di mana surat
e. Ruang panggandaan. Ruang ini biasanya dipakai untuk layanan fotokopy dan printer dengan kecepatan tinggi. Sebaiknya terletak di tempat yang bias diakses oleh mayoritas pengguna layanan ini.
f. Area pusat penyimpanan. Dengan memperhatikan aksesibilitas bagi semua pihak dalam mendapatkan informasi yang diinginkan, sebaiknya ruangan initerletak di pusat aktivitas kantor sehingga semua anggota organisasi mudah mengaksesnya.
3.4 Meyiapkan Tata Ruang Kantor
Setelah menyelesaikan riset dan analisis, manajer administrasi disarankan untuk membuat model hasil analisis dan rekomendasi perancangan ruang kantor. Model yang telah dibuat dapat dikomunikasikan kepada pegawai yang akan menggunakan, apakah desain kantor baru tersebut dapat ditrerima oleh pegawai yang dimaksud dan saran apa yang dapat diakomodasikan dalam perancangan ruang kantor tersebut. Hal ini sesuai dengan saran Brydone (2002), bahwa perancangan ruang kantor baru harus mendapatkan tanggapan yang positif dari pegawai yang akan menempati ruangan tersebut. Langkah pertama adalah melakukan penskalaan dan letak setiap peralatan serta furniture yang menggunakan skala yang sama.Ada
a. Templates.
Terdiri atas versi skala kecil dari furniture dan peralatan kantor yang biasanya terbuat dari plastic atau kertas.
b. Cutouts
Terbuat dari kertas maupun plastic yang dilekatkan, juga merupakan versi skala kecil furniture dan peralatan kantor.
c. Plastic Models.
Versi kecil dari furniture dan peralatan kantor yang berupa model tiga dimensi yang dapat diletakkan di lantai perencanaan.
d. Magnetic Boaard.
Yang terdiri dari model yang bermagnet dan biasa dilekatkan di papan perencanaan..
e. Computer Aided Desain(CAD)
Penggunaan program computer (CAD) dalam membuat layout kantor yang memungkinkan tampilan tiga dimensi kantor. CAD semakin memudahkan diskusi yang dilakukan antara desainer, kontraktor, dan manajer kantor yang melakukan perencanaan dan pembangunan kantor perusahaan. Kita juga bias membuat kantor secara virtual dengan bantuan game computer, misalnya Simulations dengan gambar.
3.5 Standar Ruang Kantor
Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yagn antara lain menetapkan prsayratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.
Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :
a. Kebersihan
Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih
b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai. Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas
c. Suhu Udara
Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F)
d. Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja
e. Penerangan Cahaya
Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat dengan seharusnya
f. Fasilitas kesehatan
Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya
g. Fasilitas Cuci
Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan untuk secukupnya.
h. Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat penampungan khusus
i. Tempat pakaian
Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah
j. Tempat duduk
petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu
k. Lantai, gang , dan tangga
Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar
l. Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya harus cukup terlatih
m. Beban berat
Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan
n. Pertolongan pertama
Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu
o. Penjagaan kebakaran
Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran
p. Pemberitahuan kecelakaan
Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib
Demikianlah sekedar contoh mengenai beberapa ketat dan lengkap persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh suatu kantor di negara maju saat ini.
3.6 Faktor Yang Berhubungan Dengan Standar Tata Ruang Kantor
Selain standart ruang kantor tersebut pula hal penting yang mempengaruhi efesinsi dalam pekerjaan perkantoran akan diuraikan lebih lanjut.
1. Cahaya.
Cahaya penerangan yang cukup baik dan memancar dengan tepat akan menambah efesiensi kerja para pegawai, karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, sedikit membuat kesalahan, dan matanya tidak lekas lelah. Banyak ketidak beresan perkerjaan kantor disebabkan penerangan yang buruk, misalnya ruang terlampau gelap atau pegawai harus bekerja dibawah penerangan yang menyilaukan.
Cahaya yang abadi / permanen ialah matahari dan cahaya buatan seperti lampu-lampu. Menurut penelitian cahaya matahari mampu menembus 6-7,5 meter dalam ruangan. Oleh karena itu sering digunakan cahaya lampu untuk mengatur penerangan dalam suatu kantor.
Cahaya penerangan buatan manusia terbagi 4 yaitu
a. Cahaya langsung seperti lampu-lampu
b. Cahaya setengah langsung biasanya dibuat penopang lampu dengan kaca
c. Cahaya setengah tak langsung
d. Cahaya tak langsung. penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung karena akan memelihara kesejukan mata.
2. Warna
Bersama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruang dan alat alat lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu, warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan. Menurut ahli ada 3 warna pokok yaitu:merah, kuning dan biru.
a. Merah yaitu menggambarkan panas dan kegemparan pekerja, dapat menimbulkan emosi
b. Kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, dapat menimbulkan perasaan riang gembira
c. Biru yaitu menggambarkan kelembutan langit dan samudra, menyejukkan, keleluasaan, dan ketentraman. Pengaruh warna biru dapat mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.
Menurut penelitian warna-warna yang digunakan dengan gedung perkantoran yaitu :
88% warna putih
88% campuran warna putih dan hijau
83 % warna abu-abu
81 % warna gading
Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung pada macam dan sifatnya pekerjaan di kantor yang bersangkutan. Jika pekerjaan membutuhkan ketenangan sebaiknya dipakai warna biru pada dinding kantor. Jika pekerjaan merupakan produktivitas diperlukan warna putih.
3. Udara.
Manfaat pemasangan sistem yang dapat menjaga kondisi udara yang baik dan stabil akan lebih berharga dibandingkan biaya yang harus dikeluarkan. Apabila tingkat kenyamanan pegawai ditingkatkan, tingkat produktivitas mereka akan dapat ditingkatkan dan efesiensi dapat dimaksimalkan. Ketidakhadiran juga dapat dikurangi dan pada beberapa kasusu kesehatn pegawai diharapakan membaik, sehingga biaya kesehatan yang ditanggung perusahaan dapat diminimalkan .
Udara untuk AC di ruangan kantor biasanya dipakai 270 C, usaha-usaha yang dibuat yaitu :
a. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas angin
b. Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja
c. Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja
4. Suara
Untuk mengatasi suara yang sering mengurangi efesiensi kerja pegawai, hendaknya dipaerhatikan letak alat alat kantor. Usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar yang memakai alat gaduh ialah pada langit langit atau dindingnya dipakai lapisan penyerap suara. Lapisan ini seperti karton tebal dan permukaannya lobang–lobang. Cara lain untuk mengurangi kegaduhan misalnya mesin mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis. Untuk pesawat telepon, ada baiknya dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat. Dengan demikian, pembicaraan takkan terganggu oleh suara mesin tik atau menggangu pegawai lain yang sedang bekerja. Ini juga bermanfaat jika seorang pejabat harus membicarakan sesuatu yang besifat rahasia sehingga tidak boleh didenganr pegawai sekelilingnya.
Suatu cara yang akhir akhir ini dijalankan diluar negeri untuk menambah efesiensi kerja ialah penggunaan musik. Dari percobaan percobaan telah terbukti bahwa lagu-lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kebosanan serta menambah kegembiraan kerja.
3.7 Perpindahan Kantor
Suatu ruang kantor sebaiknya tidak merupakan suatu benda mati yang tidak dapat diubah lagi. Apabila suatu saat nanti suatu tata ruang ternyata masih dapat diperbaiki, hendaknya pimpinan tidak ragu–ragu untuk menyempurnakan. Sebaiknya secara berkala dilakukan peninjauan terhadap tata ruang kantor, misalnya setiap tahun sekali. Hal ini berlaku apabila tidak ada sesuatu perubahan mengenai kantor / organisasi yang bersangkutan. Apabila pada suatu saat terjadi perubahan yang mempunyai pengaruh terhadap kantor itu, peninjauan kembali merupakan keharusan.
Hal–hal yang umumnya mengharuskan perpidahan kantor ialah :
a. penambahan atau pengurangan pegawai pada kantor yang bersangkutan
b. penambahan atau penggatian perabot kantor atau alat alat kerja lainnya
c. perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan
d. penambahan, pengurangan atau perubahan tugas pekerjaan pada satuan yang bersangkutan, baik mengenai macamnya maupun kuantitasnya
2.1 Pengertian Tata Ruang Kantor
Menurut Quible (2002), Layout menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mapu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi si pegawai.
Menurut Littlefield dan Peterson (1956), layout merupakan penyusunan perabotan dan perlengkapan kantor pada luas lantai yang tersedia. Menurut Terry (1966), layout sebagai proses penentuan kebutuhan akan ruang an dan tentang penggunaan ruangan secara terperinci guna menyiapkan susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja perkantorandengan biaya yang layak.
Layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :
a. mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara fektif
b. mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai
c. memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan
d. menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada
e. meningkatkan produktivitas kerja pegawai
f. mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.
Lebih lanjut, Gustafsson (2002) menyarankan bahwa dalam perencanaan layout organisasi seharusnya memperhatikan tren pekerjaan di masa depan, yaitu :
1. Pekerjaan berbasis tim (work-based teams). Dewasa ini penggunaan tim menjadi andalan organisasi dalam beradaptasi dengan lingkungan yang berubah secara dinamis. Dengan karakter utama yang dinamis, kantor berkonsep terbuka dan pengoptimalan penggunaan ruang rapat harus dipertimbangkan oleh organisasi dalam perencanaan layout.
2. Telecommuting. Meningkatnya tren pegawai yang melaksanakan pekerjaannya di rumah atau tempat yang bukan kantor “formal”. Walaupun kebutuhan akan ruanga kantor dapat diminimalisir, namun perlu dipertimbangkan di mana pegawai yang dimaksud pada saat akan menghabiskan waktunya di kantor karena atasan sedang mengajak rapat mingguan atau bulanan. Jadi ruangan bersama yang dapat dibagi dengan telecommuter harus tetap disediakan.
3. Hoteling. Semakin banyaknya pegawai yang tiap hari berada di lapagan (terutama divisi penjualan) membutuhkan ruangan kantor yang optimal, karena hanya pada saat tertentu mereka datang dan membutuhkan ruangan.
2.2 Manfaat Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan– keuntungan sebagai berikut :
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan bolak-balik yang seharusnya tidak perlu.
b. Menjamin kelancaraan proses pekerjaan yang bersangkutan.
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak–banyaknya.
d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu.
Dalam menyusun ruang kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang dicapai. Tujuan itu merupakan pula syarat yang seharusnya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuan yang seharusnya dijadikan pedoman ialah :
a. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin
b. Rangkaian aktivitas tata susaha dapat mengalir secara lancar
c. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan
d. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara
e. Pegawasan terhadappekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
f. Pihak luar yang mengunjungi kantor yagn bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi
g. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu–waktu diperlukan
Geoffry dan Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor ialah :
a. Persyaratan peratutan perundang–undangnya dipenuhi
b. Ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar
c. Pelayanan–pelayanan tersedia sepanjang diperlukan tenaga listrik, telepon dan lain–lain
d. Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
e. Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja
f. Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara
g. Komunikasi dan arus kerja diperlancar
h. Lalu lintas para petugas tata usaha diantara meja dan almari arsip dipisahkan
i. Saling mengganggu di antara para juru tata usaha dihindarkan
j. Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu
2.3 Asas Tata Ruang Kantor
Richard Muthler mengemukakan 6 asas mengenai pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Walau asas asas diperuntukkan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dengan penyesuaian seperlunya dapatlah beberapa diantaranya dijadikan dasar bagi tata ruang kantor. Beberapa asas itu diantaranya ialah :
a. Asas mengenai jarak terpendek
Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang terpendek–pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara 2 titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menetapkan alat–alat hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.
b. Asas mengenai rangkaian kerja
Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, tata ruang yang baik adalah yang menempatkan para pegawai dan alat–alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut–urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan bagian dari asas mengenai jarak terpendek. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesai dikerjakan, tidak ada gerakan mundur atau menyilang. Hal ini berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting ialah proses itu selalu mengarah maju ke depan menuju penyelesaian. Bentuknya dapat berupa garis bersiku atau lingkaran atau berbentuk huruf L atau U.
c. Asas mengenai penggunaan segenap ruang
Suatu tata ruang yang baik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar). Melainkan juga ruang yang vertikal ke atas maupun ke bawah. Jadi di mana mungkin tidak ada ruagn yagn dibiarkan tidak terpakai
d. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang sangat besar.
2.4 Macam Tata Ruang Kantor
Tata ruang perkantoran dapat dibedakan dalam 2 macam yaitu :
1. Tata ruang kantor terpisah
Susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena disegaja dibauat pemisah buatan
2. Tata ruang kantor yang terbuka
Menurut susunan Ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka.
2.5 Konsep Kantor Terbuka
Salah satu keputusan strategis yang perlu diambil perusahaan dalam mendesain layout perkantoran adalah apakah menggunakan konsep kantor konvensional atau konsep kantor terbuka atau menggabungkan keduanya. Konsep kantor konvensional banyak menggunakan dinding permanent yang secara tidak langsung merefleksikan struktur organisasi yang digunakan, yaitu birokrasi. Sedangkan konsep kantor terbuka menurut Quible (2001) lebih mendasarkan pada konsistensi konsistensi hubungan antara tugas dan tanggung jawab pegawai dengan ruang kantor itu sendiri. Desain layout ini juga membantu memenuhi kebutuhan masing-masing pegawai berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan, alat, peralatan yang diperlukan dengan lingkungan fisik kantor yang mendukung tugasnya. Brydone (2002) menjelaskan konsep ini dapat meningkatkan kerja sama antarpegawai dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi terbuka, sehingga produktivitas pekerjaan administrasi meningkat. Wah (1998) juga menyebutkan bahwa desain ini dapat mendorong proses kreatif yang diharapkan dari pegawai yang berhubungan dengan hal-hal yang bersifat kreatif.
Dengan berbagai kelebihannya konsep ini telah digunakan oleh lebih dari dua pertiga kantor di dunia dan juga yang menggabungkannya dengan konsep konvensional (Myerson, 2005). Kepopulerannya sebagian besar didasarkan pada efisiensinya dalam melakukan perubahan layout, walaupun masalah privasi dan gangguan suara yang didapat pegawai ketika membutuhkan ketenangan dalam bekerja juga perlu mendapat perhatian. Menurut Quible (2001), ada beberapa factor yang perlu diperhatikan dalam penggunaan konsep ini :
a. Penggunaan dinding permanent yang minim
b. Penempatan masing-masing unit kerja yang akan meminimalisir terjadinya work backlogs ataupun crisscrossing pekerjaan
c. Memberikan perhatian khusu terhadap akustik dan gangguan suara guna menciptakan lingkungan kerja yang nyaman. Kualitas akustik dapat dianggap baik apabila dalam jarak 15 kaki dari sumber suara tidak mengganggu pegawai lainnya.
d. AC dan kotrol kelembaban yang terpusat akan mudah dikendalikan.
e. Pola warna dan pengaturan furniture yang tepat akan menjadikan lingkungan kerja kondusif bagi pegawai. Penggunaan panel maupun meja kursi yang portable akan menyediakan privasi dan menambah estetika area tersebut.
a. Keefektivitasan Tata Ruang Kantor Terbuka
1. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai
2. lebih memudahkan hubungan antar para pegawai
3. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara
4. Jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor, tata ruang yang terbuka lebih mudah menampungnya.
b. Kelebihan dan kekurangan
Menurut Quible (2001), beberapa kelebihan konsep ini antara lain :
1. biaya perubahan layout sangat murah dibandingkan konsep konvensional.
2. biaya instalasi pertama lebih murah dibandingkan konsep konvensional.
3. pengurangan jumlah dinding permanent dan kantor private meningkatkan penggunaan ruang yang tersedia.
4. meningkatkan produktivitas melalui efisiensi arus kerja, meningkatkan komunikasi, meningkatkan moral, keterlibatan emosional pegawai, serta meningkatkan kenyamanan mereka.
5. menghemat energi
Kelemahannya konsep ini antara lain :
1. Kurang tersedianya privasi dalam ruang kantor
2. Ketidaksesuaian dengan struktur organisasi yang birokratis atau kultur budaya yang cenderung otokratis
3. Kurang efektif bagi pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, seperti departemen administrasi keuangan.
c. Model kantor dengan konsep terbuka
1. Landscape. Konsep ini dikembangkan oleh Quickboner Team dari Jerman dan mulai diimplementasikan sejak tahun 1960-an dan hingga sekarang digunakan secara missal di Jerman. Konsep ini merupakan gabungan dua konsep berikut serta masih menyisakan penempatan tanaman sebagai dekorasi ruangan sehingga ruangan lebih hidup.
2. Modular workstation Unit. Karakteristik model ini adalah penggunaan komponen furniture yang menggunakan panel untuk menciptakan ruangan kerja yang individual.
3. Movable Cluster Workstation Unit. Konsep ini diterapkan dengan mengelompokkan ruangan kerja menjadi kumpulan panel-panel yang menggunakan roda bergerak, sehingga pengguna bias bebas bergerak. Model ini menyediakan fleksibilitas dalam mengubah layout dan mendesain ulang tempat kerja pegawai.
BAB III
LINGKUNGAN ( FISIK ) KANTOR
3.1 Dasar Penentuan Tempat
Dalam pemilihan lokasi kantor/tempat kantor terdapat beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli. Menurut Terry (Dalam Gie 2000) faktor–faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih tempat/lokasi kantor ialah :
a. Corak Gedung, termasuk warna gedung, ukuran, reputasi, usia, usia gedung , pelayanan yang tersedia
b. Fasilitas gedung yaitu fasilitas fasilitas yang membuat gedung menjadi lebih baik seperti AC, listrik, tempat parkir, jalan keluar dll
c. Dekatnya kantor dengan perusahaan. Contohnya hubungan para pelanggan, fasilitas pengakutan, pusat pertokoan, hotel, kantor pos, dll
d. Biaya . Semua faktor yang menimbulkan biaya tetepi dipertimbangkan biaya yang minimal
e. Stabilitas penyewa. Bila kantor disewa perlu dipertimbangkan stabilitas penyewaan (lama penyewaan). Perpindahan kantor sering dilakukan akan berdampak negatif, terutama pada perusahaaan yang sudah besar.
f. Flexsibelitas ruangan. Meliputi ruang yang memungkinkan pengaturan yang cocok untuk bermacam–macam bagian kantor, ukuran diesign yang cocok untuk tempat peralatan, mesin–mesin. Disini perlu diperhatikan bisa tidaknya dilakukan perubahan–perubahan terhadap ruang itu sendiri
g. Penerangan dan ventilasi. Tiap ruangan diusahakan mendapat penerangan alam, ventilasi dan sirkulasi udara yang cukup
h. Bebas dari kotoran dan suara gaduh. Fokusnya adalah kebersihan udara, lingkungan dan suara gaduh, karena itu akan dapat menggangu pekerjaan kantor
Dalam melakukan penetuan tata letak kantor diperluakan sebuah perencanaan. Perencanaan ini sangat penting karena akan mempengaruhi seluruh tahapan berikutnya. Dan yang jauh lebih penting lagi adalah apakah layout membuat kerja berlangsung secara efektif dan efisien. Sebagian besar tahapan ini adalah untuk menilai apa yang dibutuhkan oleh organisasi melalui proses pengumpulan informasi, kemudian ditransformasikan dalam bentuk gambar dan akhirnya ke dalam bentuk layout yang aktual. Menurut Quible (2001), ada beberapa faktor yang harus diperhatikan, antara lain :
a. Tugas pegawai. Jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan mempengaruhi penggunaan jenis fasilitas kantor yang dibutuhkan guna pengoptimalan kinerja mereka. Namun mengingat lingkungan yang selalu berubah hendaknya perencanaan layout juga mempertimbangkan faktor fleksibilitas sehingga layout mudah diubah sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam beradaptasi dengan lingkungan.
b. Arus kerja. Analisis arus kerja (work-flow) dengan mengacu pada pergerakan informasi dan tugas secara horizontal atau vertical terutama sangat diperlukan dalam perancangan layout. Menurut Gie (2000), Arus kerja yang efisien akan menempatkan pegawai dan peralatan dengan pola garis lurus informasi, sehingga akan mengeliminasi backtracking maupun crisscrossing pekerjaan.
c. Bagan organisasi. Ketika arus kerja berlangsung secara vertical, bagan organisasi akan menggambarkan rentang wewenang masing-masing anggota organisasi. Hal ini juga akan mengidentifikasi hubungan kerja antar pegawai dilevel yang sama dan membantu dalam menjelaskan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit kerja.
d. Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang. Menjelaskan berapa luas area yang dibutuhkan jika perusahaan akan melakukan perluasan atau pengurangan di masa depan.
e. Jaringan komunikasi. Analisis bentuk interaksi maupun media yang digunakan untuk berkomunikasi yang dilakukan oleh pegawai maupun departemen sangat membantu dalam perancangan layout kantor. Semakin tinggi frekuensi hubungan yang dilakukan maka semakin dekat ruanganya.
f. Departemen dalam organisasi. Banyak perusahaan mengelola kantornya bedasarkan fungsi, terutama departemen yang berpengaruh terhadap keputusan penempatan ruang kerja yang biasanya ditetapkan berdasarkan arus kerja diantara mereka.
g. Kantor publik dan privat. Pada masa lalu penggunaan kantor private akan menunjukkan prestisse dan status suatu perusahaan atau organisasi di mata masyarakat. Namun, pemanfaatan kantor sekarang lebih mengarah pada pemakaian kantor bersama, karena biaya pengoperasian kantor lebih murah.
h. Kebutuhan ruang. Beberapa faktor yang dapar menjelaskan ruangan minimum yang dibutuhkan oleh pegawai adalah pegawai yang membutuhkan peralatan dalam melaksanakan tugasnya akan membutuhkan ruangan yang lebih besar dibandingkan yang tidak.
i. Pertimbangan keamanan. Pada dasarnya, desain dan layout kantor memfasilitasi pergerakan pegawai dari satu area ke area yang lain. Perencanaan tersebut harus dapat membuat pegawai bergerak secara mudah tanpa terhambat.
j. Pembiayaan ruang perkantoran. Dapat diaktakan bahwa investasi perusahaan dalam ruang kantor melebihi investasinya di bidang SDM, dimana hubungan positif dari keduanya sangat dibutuhkan.
3.2 Prinsip layout yang efektif
Menurut
1. Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai dalam arus kerja
2. Mengondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscrossing dan backtacking.
3. Pegawai maupun tim, kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan dalam area yang berdekatan
4. Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan public harus ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk kantor.
5. Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus ditempatkan diruang kerja yang suasananya lebih tenang.
6. Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan, dan peralatan khusus yang diperlukan masing-masing individu.
7. Furniture dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan.
8. Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan yang efisien dari pekerja.
9. Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi
10. Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruang kecil yang tertutup.
11. Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi AC, kelembaban dan kontrol suara
12. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang.
13. Pekerjaan harus datang pada pegawai bukan sebaliknya.
3.3 Area khusus
a. Reception area. Area ini sangat berpengaruh dalam menciptakan kesan pertama terhadap suatu organisasi. Kesan pertama yang baik akan berdampak positif dengan meningkatnya citra perusahaan di masyarakat, dan sedikit banyak akan berpengaruh pada kinerja perusahaan..Pegawai sebagai pelanggan internal perusahaan, akan merasa nyaman kerja di kantor sehingga produktivitas meningkat, sementara pelanggan akan meningkat kepuasannya karena ruang yang representative.
b. Ruang konferensi. Ruang ini semakin dibutuhkan dewasa ini karena penggunaan tim kerja yang semakin meningkat akan membutuhkan tempat diskusi atau rapat yang representatif. Kondisi ini sejalan dengan makin mahalnya biaya penyediaan ruang kantor sehingga keberadaanya ruang ini dapat dioptimalkan, apalagi jika perusahaan menggunakan kantor yang menggunakan konsep ruang kantor terbuka.
c. Ruang computer. Perawatan ruang ini harus diperhatikan secara cermat karena harus benar-benar terlindung dari bahaya kebakaran dan menjaga agar hardwere serta software yang dibeli aman serta dapat bermanfaat sebagaimana mestinya.. dengan perkembangan teknologi yang sangat cepat proyeksi kebutuhan akan computer dan peralatan lain yang berhubungan juga patut diperhatikan.
d. Ruang persuratan. Ruang ini merupakan pusat komunikasi, terutama jika perusahaan masih menggunakan dokumen dalam bentuk kertas. Oleh karena itu sebaiknya ruangan ini ditempatkan berdekatan dengan ruangan penerima disuatu gedung, bahkan lebih baikjika terletak di pusat kantor. Umumnya terdiri dari tiga area :
i. Area penerimaan, dimana
ii. Area seleksi, di mana
iii. Area
e. Ruang panggandaan. Ruang ini biasanya dipakai untuk layanan fotokopy dan printer dengan kecepatan tinggi. Sebaiknya terletak di tempat yang bias diakses oleh mayoritas pengguna layanan ini.
f. Area pusat penyimpanan. Dengan memperhatikan aksesibilitas bagi semua pihak dalam mendapatkan informasi yang diinginkan, sebaiknya ruangan initerletak di pusat aktivitas kantor sehingga semua anggota organisasi mudah mengaksesnya.
3.4 Meyiapkan Tata Ruang Kantor
Setelah menyelesaikan riset dan analisis, manajer administrasi disarankan untuk membuat model hasil analisis dan rekomendasi perancangan ruang kantor. Model yang telah dibuat dapat dikomunikasikan kepada pegawai yang akan menggunakan, apakah desain kantor baru tersebut dapat ditrerima oleh pegawai yang dimaksud dan saran apa yang dapat diakomodasikan dalam perancangan ruang kantor tersebut. Hal ini sesuai dengan saran Brydone (2002), bahwa perancangan ruang kantor baru harus mendapatkan tanggapan yang positif dari pegawai yang akan menempati ruangan tersebut. Langkah pertama adalah melakukan penskalaan dan letak setiap peralatan serta furniture yang menggunakan skala yang sama.
a. Templates.
Terdiri atas versi skala kecil dari furniture dan peralatan kantor yang biasanya terbuat dari plastic atau kertas.
b. Cutouts
Terbuat dari kertas maupun plastic yang dilekatkan, juga merupakan versi skala kecil furniture dan peralatan kantor.
c. Plastic Models.
Versi kecil dari furniture dan peralatan kantor yang berupa model tiga dimensi yang dapat diletakkan di lantai perencanaan.
d. Magnetic Boaard.
Yang terdiri dari model yang bermagnet dan biasa dilekatkan di papan perencanaan..
e. Computer Aided Desain(CAD)
Penggunaan program computer (CAD) dalam membuat layout kantor yang memungkinkan tampilan tiga dimensi kantor. CAD semakin memudahkan diskusi yang dilakukan antara desainer, kontraktor, dan manajer kantor yang melakukan perencanaan dan pembangunan kantor perusahaan. Kita juga bias membuat kantor secara virtual dengan bantuan game computer, misalnya Simulations dengan gambar.
3.5 Standar Ruang Kantor
Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yagn antara lain menetapkan prsayratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.
Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :
a. Kebersihan
Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih
b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai. Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas
c. Suhu Udara
Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F)
d. Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja
e. Penerangan Cahaya
Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat dengan seharusnya
f. Fasilitas kesehatan
Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya
g. Fasilitas Cuci
Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan untuk secukupnya.
h. Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat penampungan khusus
i. Tempat pakaian
Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah
j. Tempat duduk
petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu
k. Lantai, gang , dan tangga
Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar
l. Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya harus cukup terlatih
m. Beban berat
Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan
n. Pertolongan pertama
Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu
o. Penjagaan kebakaran
Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran
p. Pemberitahuan kecelakaan
Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib
Demikianlah sekedar contoh mengenai beberapa ketat dan lengkap persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh suatu kantor di negara maju saat ini.
3.6 Faktor Yang Berhubungan Dengan Standar Tata Ruang Kantor
Selain standart ruang kantor tersebut pula hal penting yang mempengaruhi efesinsi dalam pekerjaan perkantoran akan diuraikan lebih lanjut.
1. Cahaya.
Cahaya penerangan yang cukup baik dan memancar dengan tepat akan menambah efesiensi kerja para pegawai, karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, sedikit membuat kesalahan, dan matanya tidak lekas lelah. Banyak ketidak beresan perkerjaan kantor disebabkan penerangan yang buruk, misalnya ruang terlampau gelap atau pegawai harus bekerja dibawah penerangan yang menyilaukan.
Cahaya yang abadi / permanen ialah matahari dan cahaya buatan seperti lampu-lampu. Menurut penelitian cahaya matahari mampu menembus 6-7,5 meter dalam ruangan. Oleh karena itu sering digunakan cahaya lampu untuk mengatur penerangan dalam suatu kantor.
Cahaya penerangan buatan manusia terbagi 4 yaitu
a. Cahaya langsung seperti lampu-lampu
b. Cahaya setengah langsung biasanya dibuat penopang lampu dengan kaca
c. Cahaya setengah tak langsung
d. Cahaya tak langsung. penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung karena akan memelihara kesejukan mata.
2. Warna
Bersama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruang dan alat alat lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu, warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan. Menurut ahli ada 3 warna pokok yaitu:merah, kuning dan biru.
a. Merah yaitu menggambarkan panas dan kegemparan pekerja, dapat menimbulkan emosi
b. Kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, dapat menimbulkan perasaan riang gembira
c. Biru yaitu menggambarkan kelembutan langit dan samudra, menyejukkan, keleluasaan, dan ketentraman. Pengaruh warna biru dapat mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.
Menurut penelitian warna-warna yang digunakan dengan gedung perkantoran yaitu :
88% warna putih
88% campuran warna putih dan hijau
83 % warna abu-abu
81 % warna gading
Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung pada macam dan sifatnya pekerjaan di kantor yang bersangkutan. Jika pekerjaan membutuhkan ketenangan sebaiknya dipakai warna biru pada dinding kantor. Jika pekerjaan merupakan produktivitas diperlukan warna putih.
3. Udara.
Manfaat pemasangan sistem yang dapat menjaga kondisi udara yang baik dan stabil akan lebih berharga dibandingkan biaya yang harus dikeluarkan. Apabila tingkat kenyamanan pegawai ditingkatkan, tingkat produktivitas mereka akan dapat ditingkatkan dan efesiensi dapat dimaksimalkan. Ketidakhadiran juga dapat dikurangi dan pada beberapa kasusu kesehatn pegawai diharapakan membaik, sehingga biaya kesehatan yang ditanggung perusahaan dapat diminimalkan .
Udara untuk AC di ruangan kantor biasanya dipakai 270 C, usaha-usaha yang dibuat yaitu :
a. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas angin
b. Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja
c. Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja
4. Suara
Untuk mengatasi suara yang sering mengurangi efesiensi kerja pegawai, hendaknya dipaerhatikan letak alat alat kantor. Usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar yang memakai alat gaduh ialah pada langit langit atau dindingnya dipakai lapisan penyerap suara. Lapisan ini seperti karton tebal dan permukaannya lobang–lobang. Cara lain untuk mengurangi kegaduhan misalnya mesin mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis. Untuk pesawat telepon, ada baiknya dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat. Dengan demikian, pembicaraan takkan terganggu oleh suara mesin tik atau menggangu pegawai lain yang sedang bekerja. Ini juga bermanfaat jika seorang pejabat harus membicarakan sesuatu yang besifat rahasia sehingga tidak boleh didenganr pegawai sekelilingnya.
Suatu cara yang akhir akhir ini dijalankan diluar negeri untuk menambah efesiensi kerja ialah penggunaan musik. Dari percobaan percobaan telah terbukti bahwa lagu-lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kebosanan serta menambah kegembiraan kerja.
3.7 Perpindahan Kantor
Suatu ruang kantor sebaiknya tidak merupakan suatu benda mati yang tidak dapat diubah lagi. Apabila suatu saat nanti suatu tata ruang ternyata masih dapat diperbaiki, hendaknya pimpinan tidak ragu–ragu untuk menyempurnakan. Sebaiknya secara berkala dilakukan peninjauan terhadap tata ruang kantor, misalnya setiap tahun sekali. Hal ini berlaku apabila tidak ada sesuatu perubahan mengenai kantor / organisasi yang bersangkutan. Apabila pada suatu saat terjadi perubahan yang mempunyai pengaruh terhadap kantor itu, peninjauan kembali merupakan keharusan.
Hal–hal yang umumnya mengharuskan perpidahan kantor ialah :
a. penambahan atau pengurangan pegawai pada kantor yang bersangkutan
b. penambahan atau penggatian perabot kantor atau alat alat kerja lainnya
c. perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan
d. penambahan, pengurangan atau perubahan tugas pekerjaan pada satuan yang bersangkutan, baik mengenai macamnya maupun kuantitasnya
Untuk standar penerangan dan suhu ruang di perkantoran dapat mengacu ke KepMenKes RI No. 1405/MENKES/SK/XII/2002 yaitu penerangan minimal 100 lux dan suhu 18-28 C dengan kelembaban 40-60%.
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Pada sebagian besar organisasi, manejer mempunyai kecenderungan lebih banyak kemampuan daripada karyawan lain untuk merencanakan dan merancang layout. Alasan ini dikarenakan manajer lebih akrab dengan banyak faktor yang harus dipertimbangkan dalam proses perencanaan dan desain. Tidak ada karyawan lain yang mungkin seakrab itu dengan pola aliran kerja dan proses komunikasi organisasi secara luas.
Proyek layout melibatkan lebih dari sekedar meletakkan fitur dan peralatan pada area yang disediakan. Perusahaan yang mengaggap bahwa proyek layout hanya sekedar mengatur furnitur dan peralatan akan menyadari bahwa hasilnya tidak seperti yang diharapkan. Satu satunya cara untuk memperbaiki adalah dengan memperhatikan faktor lain yang mempengaruhi layout kantor dan membuat perubahan yang diperlukan. Kecuali, manajer itu mempunyai latihan mendesain layout kantor secara dalam, manajer sebaiknya berkonsultasi demgam orang yang mempunyai keahlian di bidang tersebut. Biaya konsultasi mungkin akan lebih efisien dan menghasilkan layout yang lebih efektif sejak awal. Dibandingkan dengan layout yang dikembangkan dengan proses percobaan yang lama.
Pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki membuat manajer layak dan mampu membantu perusahaan dalam mendesain lingkungan yang efektif. Tidak hanya karyawan yang mungkin lebih akrab dengan komponen dasar lingkungan yang efektif. Pada banyak instansi, lingkungan tempat mereka bekerja akan berpengaruh lebih banyak dari pada layout tempat mereka. Kecuali beberapa elemen dasar manajemen, lingkungan kerja akan berpegnaruh cukup besar terhadap tingkat produktivitas karyawan dibandingkan faktor lainnya.
Lingkungan yang efektif adalah lingkungan yang seimbang, dalam arti meningkatkan 1 elemen lingkungan sedangkan elemen yang lain mengecewakan akan membuat hasil tidak sesuai dengan karyawan yang diharapkan. Untuk itu, pemahaman dan pengertian akan kebutuahn fisik dan psikologi karywaan, yang dapat dipenuhi dengan penciptaan lingkungan kerja yang kondusif, akan membantu pegawai mencapai tingkat produktivitas yang diinginkan.
http://tinyurl.com/3mtnbjw
http://tinyurl.com/3kanjq6
Bagus artikelnya.. padat dan berisi, semoga selau sehat, rejekinya tambah banyak dan sehat selalu.. salam sukses buat teman-teman semua..amiin
ReplyDeleterent office space jakarta